Cara Merancang dan Mengelola Keuangan Sebuah Organisasi dengan Efektif

Selain solidaritas, untuk mengembangkan organisasi diperlukan kemampuan mengelola keuangan organisasi yang baik dan efektif. Bagaimanapun juga manajemen keuangan akan mempengaruhi maju atau mundurnya suatu organisasi. Dengan manajemen yang baik, semua rencana akan dapat dijalankan dengan lancar.

Di bawah ini akan dijelaskan beberapa hal utama yang harus diperhatikan ketika anda berencana menjadikan manajemen keuangan di organisasi anda berjalan lebih baik.

Perencanaan dan Cara Mengelola Keuangan Organisasi

Untuk membuat sebuah organisasi dapat bertahan dan terus berkembang, tak hanya memerlukan kesolidan yang kuat antar anggota. Sebuah organisasi juga membutuhkan pendanaan yang mencukupi. Namun sebesar apapun pendanaan anda, tanpa adanya kejelasan manajemen keuangan sebuah organisasi, alhasil semua kegiatan organisasi tersebut tidak akan ada artinya.

Pada dasarnya, sebuah organisasi profit maupun nirlaba memiliki konsep manajemen keuangan yang sama. Konsep tersebut meliputi dasar-dasar berikut ini:

Fokuskan Tujuan dari Organisasi

Sebuah organisasi yang fokus keberadaannya tidak jelas akan menyebabkan pembengkakan keuangan. Oleh sebab itu, sebuah organisasi harus mulai memfokuskan apa-apa saja tujuan keberadaannya.

Dengan menetapkan tujuan organisasi, anda akan lebih mudah dalam menetapkan rencana penggunaan anggaran, analisa manfaat kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi, dan pengendalian terhadap setiap kegiatan.

Membuat Daftar Kegiatan yang Sesuai dengan Tujuan Organisasi

Perencanaan dan pengelolaan keuangan di organisasi publik dan swasta harus didasarkan pada tujuan organisasi. Dan untuk itu daftar kegiatan sudah harus dibuat untuk 1 tahun atau setidaknya 6 bulan ke depan. Pembuatan rencana kegiatan dalam jangka panjang ini sangat penting untuk memastikan setiap kegiatan memiliki kesinambungan.

Banyak sekali organisasi yang tanpa sadar menghabiskan dana untuk kegiatan-kegiatan tanpa manfaat yang jelas bagi tujuan organisasi. Ataupun kegiatan yang saling tumpang tindih dengan kegiatan lain. Misalnya menyelenggarakan kegiatan sejenis yang sebenarnya sudah dilakukan beberapa bulan kemarin.

Kumpulkan Daftar Sumber Pemasukan dan Pendanaan untuk Organisasi

Sebuah organisasi tidak bisa hanya mengandalkan kolektivitas anggotanya. Dibutuhkan sumber-sumber pemasukan, baik dari donatur, sponsor, penggalangan dana, ataupun mencari sumbangan. Untuk memudahkan anda dalam mengelola keuangan organisasi, mendapatkan sumber pendanaan yang pasti adalah wajib.

Demi pendapatkan pendanaan, ada banyak sekali cara yang bisa anda gunakan. Cara pertama yang bisa digunakan adalah dengan melakukan pengumpulan dana kolektiv antar sesama anggota organisasi. Namun cara ini riskan untuk digunakan terus menerus. Akan ada saat di mana ada anggota yang malas untuk terus menerus menyetor uang, dan hal tersebut akan merusak keharmonisan dalam sebuah organisasi.

Cara kedua untuk mendapatkan pendanaan untuk organisasi adalah dengan mencari donatur. Cara ini adalah yang paling mudah dalam mendapatkan pendanaan, namun dibutuhkan kemampuan persuasif untuk meyakinkan donatur. Sementara itu, cara terakhir yang bisa digunakan adalah dengan membuka kesempatan sponsor. Sponsorship akan menjadikan adanya mutualisme antara pendana dan organisasi anda.

Entah itu cara pertama, kedua, dan ketiga, pastikan untuk meminta pendanaan dengan persuasi yang baik. Siapa tahu anda meminta sedikit, diberinya banyak. Bukan begitu?

Menentukan Anggaran untuk Setiap Kegiatan

Anda sudah mendapatkan daftar kegiatan yang akan dilakukan. Anda juga sudah mendapatkan sumber pendanaan. Cara mengelola keuangan dalam organisasi selanjutnya adalah dengan menentukan anggaran untuk tiap-tiap kegiatan. Pastikan anda membuat perhitungan yang tepat seberapa besar budget untuk melaksanakan tiap kegiatan.

Salah satu perhitungan yang harus dilakukan adalah mengatur budgeting agar setiap rancangan kegiatan dapat terlaksana dengan dana yang ada. Tanpa manajemen dan cara yang tepat dalam mengelola keuangan organisasi, anda bisa saja menemukan kasus di mana satu atau dua kegiatan berjalan dengan lancar, namun kegiatan lain ternyata kekurangan dana.

Dalam menentukan budget kegiatan, jangan sampai budget kurang dari yang dibutuhkan, namun jangan sampai juga terjadi pemborosan. Untuk itu, dalam setiap perancangan kegiatan, pastikan list segala macam kebutuhan untuk acara tersebut terdata dan dihitung dengan baik. Setelah itu, cobalah cari cara untuk menghemat budget yang dibutuhkan.

Lihat Juga: Hidup Irit Kunci Tetap Kaya

Budgeting terkadang tidak sesuai rencana, oleh sebab itu, pastikan untuk memberikan dana cadangan jika terjadi sesuatu yang tak terduga. Dan dana tersebut hanya boleh terpakai jika ada hal yang dapat mengganggu kelancaran kegiatan acara.

Lakukan Pencatatan untuk Setiap Pemasukan dan Pengeluaran di Organisasi

Jika anda bertanya bagaimana pengelolaan keuangan organisasi nirlaba yang akuntabel dan transparan, maka dokumentasi dan pencatatan adalah jawabannya. Dengan adanya sistem pencatatan dan dokumentasi untuk setiap pengeluaran dan pemasukan, maka setiap perputaran uang akan dapat diawasi dengan mudah.

Pengawasan ini bukan hanya perkara ada tidaknya anggota di organisasi yang melakukan tindak korupsi, namun lebih kepada pengawasan akan balancing di antara pemasukan dan pengeluaran.

Dalam pencatatan ini, anda bisa menuliskannya secara manual di sebuah buku, namun sebaiknya memback upnya juga dalam bentuk softcopy di komputer. Ada banyak program keuangan yang bisa anda pilih, dan setiap program pada umumnya akan memberikan keuntungan masing-masing. Beberapa contoh keuntungan menggunakan aplikasi pencatatan keuangan secara online adalah:

• Dapat Menginput dan Mengakses Data Kapan dan Di Mana Saja
  Aplikasi keuangan yang dapat diakses secara online akan memudahkan anda mengakses input data dari dan kapan saja. Selain itu, check datapun bisa dilakukan oleh anggota organisasi secara langsung.Dengan adanya akses yang transparan ini tentunya akan memudahkan anggota dalam sebuah organisasi untuk memaksimalkan setiap pendapatan yang didapatkan.
• Meminimalisir Kemungkinan Data Hilang
  Buku catatan mungkin saja mengalami kerusakan karena hal-hal seperti ketumpahan air, atau bahkan tinta pulpen yang bocor. Dengan memiliki soft data yang tersimpan di aplikasi keuangan online, setiap data akan tersimpan secara aman dan minim resiko data hilang.Walaupun tergolong aman, namun anda tetap harus memilih penyedia aplikasi akunting dan pencatatan keuangan online yang memang berkompeten dan terpercaya.
• Memudahkan Analisa Data dan Arus Kas
  Penggunaan aplikasi pencatatan secara online biasanya dilengkapi dengan fitur analisa. Fitur ini dapat membantu anda melihat naik turunnya pengeluaran, pemasukan, dan sistem balancing lainnya dalam pengelolaan keuangan. Laporan yang harus dianalisa ini dapat dijadikan laporan kepada tiap-tiap anggota organisasi lainnya.

Dengan melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan organisasi yang akuntable juga dapat memberikan manfaat berupa kepercayaan lebih dari pihak donatur maupun sponsor. Jadi walaupun pencatatan sebenarnya sebuah sistem yang tampak merepotkan, namun sebenarnya sangat bermanfaat dan sangat menguntungkan.

Nah itulah beberapa cara dan langkah utama untuk mengatur keuangan dalam sebuah organisasi. Jika anda memiliki pertanyaan dan membutuhkan konsultasi perihal mengelola keuangan organisasi, silahkan tanyakan melalui kolom komentar di bawah ini.